SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

Menelaah Struktur dan Bahasa Surat Pribadi dan Surat Dinas

Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi. Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga. Namun dalam tulisan ini hanya dibahas mengenai surat pribadi dan surat resmi saja.

Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi

1.   Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif )

2.   Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun

3.   Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat

4.   Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)

5.   Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima

Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas

1.   Pilihan kata sapaan bersifat formal

2.   Bahasa ragam baku 
     Perhatikan contoh surat Pribadi berikut !

Berdasarkan surat pribadi di atas, ada beberapa bagian yang menjadi unsur pembangun surat pribadi, yaitu (1) alamat dan tanggal surat, (2) salam pembuka, (3) kalimat pembuka paragraf, (4) isi surat, (5) penutup surat, (6) salam akhir, dan (7) nama dan tanda tangan.

b. Surat Resmi

Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak jauh berbeda dengan surat pribadi. 

Perhatikan gambar berikut.

2. Membandingkan unsur surat pribadi dan Surat Dinas

Bandingkan unsur pada surat dinas dan surat pribadi dengan mengisi tabel berikut!

Unsur                                                    Surat Pribadi        Surat Dinas

Kepala/kop surat                                           x                           √

Mencantumkan nomor surat                         x                           √

Salam pembuka dan salam penutup              √                           x

Mencantumkan Nomor Induk Pegawai         x                           √

Tidak terdapat tembusan                                √                           x

Bahasa yang digunakan formal                      x                           √

Pengirim dan Penerima berupa instansi         x                           √

Persamaan surat dinas dan surat pribadi

Memiliki sistematika surat

Terdapat tanggal surat dan alamat yang dituju

Ada alinea pembuka, isi, dan penutup

Ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab

3. Menelaah Pasangan Unsur dan Alasan Penulisan

Memasangkan Unsur Surat Pribadi dan Alasan

Unsur Surat Pribadi                                       Alasan

Alamat dan tanggal surat                          Agar pembaca tahu dimana dan kapan penulis  menulis surat

Salam pembuka                                        Menyapa pembaca surat

Kalimat pembuka paragrafSebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memper­hatikan pokok surat.

Isi surat                                                     Pokok informasi yang ingin disampaikan kepada pembaca surat

Penutup surat                                           Untuk mengakhiri informasi yang disampaikan dalam surat.

Salam penutup                                         Untuk menutup pembicaraan dalam surat

Nama dan tanda tangan                           Supaya sang pembaca mengetahui siapa penulisnya

Memasangkan Unsur Surat Dinas dan Alasan

Unsur Surat Dinas                                                  Alasan

Tempat dan tanggal surat                         Agar pembaca tahu dimana dan kapan penulis menulis surat

Salam pembuka                                        Menyapa pembaca surat

Kalimat pembuka paragraf                       Sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memperhatikan pokok surat.

Isi surat Pokok                                         informasi yang ingin disampaikan kepada pembaca surat

Penutup surat                                            Untuk mengakhiri informasi yang disampaikan dalam surat.

Salam penutup                                          Untuk menutup pembicaraan dalam surat

Nama dan tanda tangan                            Supaya sang pembaca mengetahui siapa penulisnya

4. Menelaah Bahasa Surat Pribadi dalam Berbagai Tujuan

Surat memiliki berbagai tujuan. Tiap tujuan yang berbeda memerlukan kosakata yang berbeda.

a. Mengundang

Surat dengan tujuan mengundang memiliki beberapa ciri khas pada ungkapan yang digunakan untuk mengundang. Ungkapan mengundang dapat berupa

‘...kamu bisa tinggal...’.

‘Bagaimana kalau kamu tinggal....’ atau ‘Saya pikir lebih baik jika kamu ....’ .

‘Jika ada kesempatan, singgahlah....’

‘Kami sangat berharap kamu bisa datang....’

‘Kami sekeluarga mengundang Bapak/Ibu/Om/Tante untuk datang....’

‘Kami sangat mengharapkan kedatangan Bapak/Ibu/Om/Tante....’

‘Besar harapan kami Bapak/Ibu/Om/Tante dapat datang ke....’

b. Memohon dan Meminta Penjelasan

Beberapa ungkapan yang khas untuk mengajukan permohonan dan permintaan antara lain sebagai berikut.

Kalau memungkinkan dan tidak keberatan saya ingin menginap di rumahmu, empat hari saja.

Selain itu, saya juga ingin kamu menemaniku ke Museum Transportasi.

Menelaah Bahasa dalam Surat Pribadi

Surat pribadi memiliki ciri kebahasaan yang khas untuk mengungkapkan maksud penulis. Daftarlah kata-kata yang mungkin digunakan untuk mengungkapkan salam dalam surat pribadi!

Salam                                                                     Penerima salam

Salam semangat pelajar!, Salam kangen               Teman sebaya

Salam sayang                                                         untuk Bunda  Orang tua/Ibu

Apa kabar, Naila!                                                  Adik atau teman yang lebih muda

Halo, Kak Alfa!                                                     Kakak

Assalamualaikum nek…                                       Orang yang lebih tua (nenek atau
                                                                                 kakek).

Kepada Pak Slamet Guru Terbaikku                     Guru

Kesimpulan :

Salam pembuka adalah sapaan seseorang sebelum menulis surat. Pada dasarnya salam pembuka pada surat pribadi tidak dapat ditentukan karena surat pribadi tidak bersifat formal atau resmi, jadi pembukaan bisa ditulis tergantung siapa orang yang akan kita tuju.

Daftarlah kata-kata yang mungkin digunakan untuk menutup surat yang sesuai dengan penerima surat!

Penutup Surat                                                        Penerima Surat

Sekian dulu, kutunggu balasanmu.                          Teman sebaya

Terima kasih sudah mengizinkan Gia                       Orang tua/Ibu

mengikuti pelatihan ini. Gia akan segera

pulang. 

Sekian dulu, pikirkan ya, tawaran saya ini.              Adik atau teman yang lebih

Saya tunggu jawabanmu secepatnya.                        muda

Sekian dulu surat dariku kak, semoga                       Kakak

kakak tidak marah dengan isi suratku ini      

Sampai di sini dulu ya nek surat dari saya.               Orang yang lebih tua (nenek                                                                                        atau kakek).

Demikian, dan sekali lagi saya ucapkan                   Guru

terima kasih banyak atas bantuan Ibu selama ini.    Guru

Daftarlah kata-kata yang digunakan untuk salam akhir sesuai dengan penerima surat!

Salam Akhir                                                             Penerima Surat

Sepupu dan sahabatmu,                                            Teman sebaya

Buah hati Bunda,                                                       Orang tua/Ibu

Kakakmu, Afgan                                                        Adik atau teman yang lebih muda

Adikmu tersayang,                                                    Kakak

Wassalamualaikum wr wb, nek                                 Orang yang lebih tua (nenek atau kakek).

Hormat saya,                                                              Guru

kjh